Har du det fulde overblik over alle dine leverandøraftaler? Ved du med sikkerhed, at din virksomhed ikke betaler overpris for fx telefoni?

For nogle år siden hjalp jeg en kunde med at optimere en række processer i firmaets leverandørhåndtering, bl.a. leverandøraftalerne.

Kunden, som er del af en global koncern, oplevede efter outsourcing af kreditorbogholderiet store problemer med at overholde leverandørernes betalingsvilkår.

Konsekvensen var alt for mange rykkere og renteudgifter og et dårligt renommé blandt leverandørerne.

Min opgave var at iværksætte en række tiltag for at effektivisere flowet i fakturabehandlingen.

Som en sidegevinst opdagede jeg i min gennemgang af leverandøraftaler og fakturaer, at min kunde gennem flere år havde betalt overpris for telefoni i forhold til, hvad der var aftalt.

Det resulterede i en tilbagebetaling fra teleselskabet på 400.000 kr. og en efterfølgende nedjustering af priserne til at matche det aftalte.

Tjek vilkårene i leverandøraftalen grundigt før underskrift

Hvordan det rent praktisk gik for sig, kommer jeg tilbage til.

Du er også velkommen til at ringe til mig på 30 63 84 89 og høre, hvordan jeg gjorde.

Men lige nu vil jeg gerne stille dig et meget enkelt spørgsmål:

Ved du, om du betaler for meget for dine leverandøraftaler?

Nu var der i dette tilfælde tale om telefoni, hvor overbetalingen var til at få øje på.

Men der er en række ydelser, du med fordel kan sætte under lup for at se, om der er god sammenhæng mellem pris og ydelse – og om dit firma reelt har behov for de ydelser, der er indeholdt i leverandøraftalerne.

En ting, der ofte har været nævnt i pressen, er horrible leasingafgifter på printere og kopimaskiner.Mange firmaer hænger på dyre leasingafgifter i leverandøraftaler på printere og kopimaskiner

Her har mange kunder, både i det private erhvervsliv og inden for det offentlige, måttet sande, at de er blevet taget ved næsen og har betalt udstyrets værdi mangefold grundet ufordelagtige leasingaftaler.

Det lugter lidt af bondefangeri, og du bør derfor undersøge markedet grundigt, før du kaster dig ud i en sådan aftale.

Et andet område, hvor du skal holde øjnene godt åbne og nærlæse tilbud og kontraktvilkår grundigt, er rengøringsområdet.

Her betaler det sig at tjekke, om du nu også får den beskrevne service. Og hvis dit firma på et tidspunkt går ned i kvadratmeter, skal du huske at få justeret rengøringskontrakten tilsvarende.

Rengøringsfirmaet skal nok huske at opjustere leverandøraftalen, hvis du øger arealet – det kniber til gengæld tit med hukommelsen den anden vej, har jeg oplevet.

Få flere tips til, hvilke andre leverandøraftaler du med fordel kan gennemgå.

Men hvad skal der mere præcist til for at finde ud af, om du betaler overpris for dine leverandøraftaler?

Du kan minimere omkostningerne på flere måder

Jeg plejer at sige, at det ikke er raketvidenskab at finde måder at nedbringe eller helt fjerne unødige omkostninger på.

Men det kræver en analytisk og systematisk tilgang til leverandøraftaler og arbejdsprocesser og et oprigtigt ønske om at forbedre virksomhedens økonomi.

Spar tid og penge med optimering af leverandøraftalerOgså selvom det kan være besværligt og i starten koster penge. Det koster som bekendt penge at tjene penge.

Start med at identificere nogle punkter, hvor du hurtigt kan skabe en positiv forandring.

Tag hånd om dem først, før du går i gang med de mere vanskelige opgaver.

 

Her får du nogle tips, som du frit kan bruge efter ønske og behov

Tiltagene er primært rettet mod større, globale koncerner, som har centraliseret deres kreditorbogholderi i et Shared Service Center:

  1. Ryd op i leverandørdatabasen; slet leverandører, der ikke har været brugt de seneste 3 år
  2. Indfør betalingsbetingelser, der giver tid til at få fakturaen rettidigt gennem systemet
  3. Få leverandøren til at dele fakturaerne op, hvis der er tale om omfattende fakturaer
  4. I andre tilfælde giver det mening at bede om en månedlig samlefaktura
  5. Når fakturaerne er overskuelige, kan du sammenholde fakturaerne med kontrakterne.

Det lyder alt sammen meget logisk.

Men lad mig alligevel uddybe, hvad der ligger bag overskrifterne:

#1 – Ryd op i leverandørdatabasen

Hvorfor er det en god idé at rydde op i leverandørdatabasen?

Set fra et økonomisk synspunkt opkræver jeres Shared Service Center formentlig et beløb pr. leverandør, de skal vedligeholde. Også selvom leverandøren har været inaktiv længe.

Alene derfor bør du jævnligt iværksætte en ”leverandørvask”, så du kun betaler for de leverandører, der har været aktive inden for de seneste 2 eller 3 år.

Besparelsen ved denne manøvre opvejer eller overstiger formentlig omkostningen ved at genaktivere eller oprette enkelte leverandører på ny.

Men også af hensyn til overskueligheden er det en god idé at rense ud med jævne mellemrum.

#2 – Indfør standardiserede betalingsbetingelser

Hvorfor er det en god idé med standardiserede betalingsvilkår?

Hvis bogføring og godkendelse af fakturaer er lagt ud til medarbejderne ”på gulvet” i de respektive afdelinger (hvilket ofte er tilfældet i store organisationer med Shared Service Center), kender du nok til, at det mildt sagt tager en krig at få en faktura gennem systemet.

Ud over helt unødvendige omkostninger til renter og rykkergebyrer medfører det frustrationer på mange planer i organisationen – i bogholderiet, hos indkøberen, hos chefen, hos receptionisten, der modtager de sure rykkeropkald.

Og hos de medarbejdere, der skal købe varer i leverandørens fysiske butik, men som måske bliver afvist pga. dårlig betalingshistorik.

Leverandøren er naturligvis også frustreret over at skulle rykke for sine penge.

Det er med andre ord en ond cirkel med dårlige vibrationer.Sæt jeres leverandøraftaler under lup

I den situation skal du foretage en grundig analyse af, hvor lang tid det i snit tager, fra en faktura er modtaget, til den er godkendt og betalt.

I analysen skal du tage højde for nogle af de specielle forhold, jeg kommer ind på i de andre punkter.

Her kan det være en kombination af flere ting, der skal til for at løse problemet effektivt.

 

Når du er blevet enig med dit team om, hvilken betalingsfrist der er optimal, skriver du et brev til leverandørerne, hvor du forklarer baggrunden og ønsket om at sikre rettidig betaling og et godt samarbejde.

Langt de fleste leverandører vil forstå din situation og acceptere den, forudsat naturligvis at du overholder de nye betalingsvilkår. Gør du ikke det, rammer det dig som en boomerang, så vær meget opmærksom på dette.

Husk også at være lydhør og venlig over for de enkelte leverandører, der ikke er i stand til at imødekomme dit ønske af hensyn til virksomhedens egen drift.

Du vil aldrig kunne opnå 100 % ensretning, men med 90-95 % er du nået meget langt, og du vil sandsynligvis se et mærkbart fald i morarenter, rykkergebyrer og inkassosager. Det er en 1:1 forbedring af din bundlinje.

#3 – Bed leverandøren dele fakturaen op

Hvis dit firma har mange medarbejdere, har I formentlig også en stor flåde af leasingbiler. I har i hvert fald mange medarbejdere med telefon.

Fakturaer på telefoni og biler kan blive helt uoverskueligt store – jeg har set dem op til 120-150 sider. Nej, jeg lyver ikke!

Det giver sig selv, at ingen kan overskue indholdet af sådanne fakturaer. Og når de skal igennem et stort antal chefer til godkendelse, er det en langsommelig proces. Der er altid nogen, der er bortrejst, syge eller bare har mange andre opgaver at tage sig af – og så har vi balladen.

I dén situation er det hele fakturaen, der bliver forsinket, og som der skal betales renter af. Det er nemlig ikke muligt at sætte den til betaling, før den sidste godkender har trykket på knappen. Det er jo virkelig fjollet.

Løsningen her er ikke kun at bede om længere betalingsfrist, hvis det overhovedet er muligt.

I stedet skal du se på, om fakturaen med fordel kan splittes op på afdelinger, således at kun én chef skal godkende hver enkelt faktura. Det kan du få skrevet ind som vilkår i en opdateret leverandøraftale eller som et tillæg.

På denne måde bliver fakturaen mere overskuelig at kontrollere – 15-20 sider kan man nemmere gå i kødet på end 120-150 sider.

Og samtidig betaler du ved evt. forsinket betaling kun rente af det mindre beløb.

#4 – Bed leverandøren lave en samlefaktura

Jamen jeg har jo lige sagt, at du skal få leverandøren til at dele fakturaen op i mindre delfakturaer?!

Korrekt, men der er tale om forskellige situationer, der ikke umiddelbart kan sammenlignes.

Hvis du eksempelvis modtager 4-5 månedlige fakturaer på forskellige rengøringsydelser fra samme leverandør, kan det være en fordel at få leverandøren til at lave én månedlig faktura.

På den måde fjernes en række arbejdsgange til oprettelse, kodning, godkendelse og betaling. Du sparer altså både tid og penge på fakturagebyrer til dit Shared Service Center.

Det kræver naturligvis, at det er forholdsvis få fakturalinjer og -sider, så du ikke kommer ud i problemerne som nævnt under #3.

#5 – Sammenhold fakturaer med leverandøraftaler

Når du har lavet de ”indledende øvelser” i punkt 1-4, har du skabt grundlaget for store besparelser. Men der kan faktisk være mere at hente!

For når du har bragt fakturaerne ned i nogle håndgribelige størrelser, kan du begynde at interessere dig for, hvad der faktureres af ydelser – og til hvilken pris.

Her er det så, at du skal have nærlæst og forstået indholdet af leverandøraftalerne, så du ved kontrol af de enkelte fakturaer kan tjekke, om det er som aftalt i kontrakten.

Det var sådan, jeg opdagede, at det pågældende teleselskab ikke levede op til sine forpligtelser.Teleselskab overfakturerede telefoni ift. leverandøraftalen

Jeg gennemgik en række fakturaer, sammenholdt dem med leverandøraftalerne og fandt et mønster over tid.

Tallene satte jeg ind i et regneark og dokumenterede uden nogen tvivl, at min kunde var blevet overfaktureret gennem næsten 3 år.

Det resulterede som sagt i en tilbagebetaling på ca. 400.000 kr.

Og der blev taget hånd om telefonien efterfølgende, så denne situation ikke skulle gentage sig.

Hvad er så dit næste skridt?

Kan du se, hvorfor det er en god idé at interessere sig for håndteringen af jeres kreditorer?

Your Missing Link hjalp kunde med at få refunderet 400.000 kr. efter gennemgang af leverandøraftaler og fakturaer

Der kan være rigtig mange penge at hente. Men økonomien er kun ét aspekt af det.

Andre fordele er et forbedret renommé blandt leverandørerne – og gladere medarbejdere hos dig.

For hvem vil ikke gerne kunne bryste sig af at arbejde i en virksomhed med styr på sagerne?

 

Og hvilken chef vil ikke gerne have glade medarbejdere, der er stolte af deres arbejdsplads?

Så hvad vil du gøre nu?

Hvis du har dygtige medarbejdere, der kan analysere de forhold, jeg har beskrevet i denne artikel, kan du kalde dem ind til en brainstorming. De har højst sandsynligt fingrene nede i mulden og kan tale med om udfordringerne.
Del opgaven op i konkrete delopgaver, fx gennemgang af leverandøraftaler

Når I er kommet tættere ind på livet af problemerne, kan I aftale, om dine medarbejdere selv har tiden og kompetencerne til at sætte gang i de forskellige tiltag, fx genforhandling af eksisterende leverandøraftaler.

Husk at dele opgaven op i mindre, meget konkrete delopgaver, som I kan sætte flueben ved bid for bid. Ellers bliver det en Mission Impossible.

Aftal også jævnlige statusmøder, helst en gang om ugen eller hver 14. dag, hvor I følger op på status, udestående opgaver, hvem der har ansvar for hvad, og hvornår de enkelte delopgaver skal være løst.

Opstil gerne nogle KPI’er, så I ved, hvad I sigter mod, og om I rent faktisk når jeres mål.

Hvis du allerede nu ved, at du og dit team ikke har tiden og kvalifikationerne til opgaven, er der hjælp at hente.

Giv mig et kald på 30 63 84 89

… og lad os tage et møde om, hvordan Your Missing Link ville lede et sådant projekt.

Som du nok kan fornemme, har jeg stor erfaring med denne type opgaver.

Læs meget mere om mit arbejde med procesoptimering, herunder optimering af leverandøraftaler.

Og husk: Jo længere du venter, jo flere penge mister du – HVER ENESTE DAG.

Penge du kunne bruge til noget andet …

Er du usikker på, om optimering af leverandøraftaler i samarbejde med Your Missing Link nu også er noget for din virksomhed?

Læs her, hvad min kunde sagde om mit arbejde – og døm selv:

400.000 kr. tilbagebetalt pga. misligholdt leverandøraftale

Tænker du, at det jo koster penge at sætte en ekstern konsulent som mig på opgaven?

Ja, det gør det naturligvis – jeg er hverken billig eller gratis.

Men du skal se det i lyset af de besparelser, du opnår med min hjælp:

  • Udgiften til mig er en engangsudgift
  • De besparelser, jeg hjælper dig med at identificere, rækker langt ind i fremtiden
  • Du får skåret dit omkostningsniveau til, så du kan bruge de sparede penge på fx at udvikle din forretning.

Jeg kan fortælle dig, at de 400.000 kr., jeg fik hentet hjem til min kunde, betalte en række af mine øvrige optimeringsydelser.

Så kunden fik i realiteten min arbejdskraft gratis i en længere periode.

Det må da siges at være noget af en gevinst, ikke?

Tør du tage chancen med dine leverandøraftaler?

Så … hvad ER dit næste skridt?

  • Tør du lade stå til og bare fortsætte som før – vel vidende, at ”pengene fosser ud af statskassen”?
  • Eller vil du tage første skridt til en blivende og positiv ændring af situationen – for dig, dit firma, dine medarbejdere?

Så ring til mig på 30 63 84 89 eller skriv på info@yml.dk

… for en snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig med at forberede din virksomhed til en bedre økonomisk fremtid.

En fremtid, hvor du kommer til at stå stærkere i forhold til konkurrenterne, fordi du udviser rettidig omhu for din forretning.

PS: De 400.000 var som nævnt en glædelig sidegevinst ved optimering af leverandøraftaler. Min kunde opnåede derudover betydelige besparelser på renter, rykkergebyrer, sparet arbejdstid osv.

PPS: Åh jo, for resten. Det er ikke kun store virksomheder, der kan have gavn af at gå leverandører og abonnementer efter i sømmene … Min gode mentor, Rikke Moos, fortalte, at hun inspireret af min historie havde gennemgået sine abonnementer på bl.a. cloud-løsninger. Rikke sparede med den øvelse i omegnen af 10.000 kr. om året. Om du er stor eller lille – der er altid noget, du kan optimere!

Gave fra Your Missing Link til dig

Gode råd er gratis!

Har din virksomhed endnu ikke prøvet Your Missing Link?

Lige nu kan du få ½ times gratis rådgivning om et emne efter dit valg.

Skriv til info@yml.dk med dit spørgsmål. Oplys gerne, hvornår du helst vil ringes op.