Procesoptimering med Lean – din bundlinje vil elske det!

Aviser og tidsskrifter

I større virksomheder kan det forekomme, at nogle medarbejdere får betalt deres tidsskrifts- og avisabonnementer, uden der er en reel faglig og saglig begrundelse herfor.

Ofte er det et levn fra gamle tider, hvor der ikke er sket justeringer i takt med tidernes skiften.

Har du overblikket over, hvilke medarbejdere der fx har fri avis – og bør have det?

Cloud-løsninger og medlemsfora

I stort set alle firmaer uanset størrelse ses det, at man gennem årene har tegnet diverse abonnementer uden at overveje nærmere, om behovet er reelt; om man egentlig var dækket ind med en eksisterende løsning.

Det kan fx være forskellige cloud-løsninger, hvor der kan være overlap.

Det kan også være betalte medlemskaber af forskellige fora, som man aldrig benytter. De bliver bare automatisk fornyet.

Hvornår har du sidst kigget kritisk på hvert enkelt abonnement og taget stilling til, om tiden er løbet fra det? Om det er dobbeltkonfekt? Eller om det skal justeres til et niveau, der passer bedre til din virksomhed af i dag?

Traditionelle annoncer

Mange virksomheder er blinde for, om de annoncekroner, de giver ud, nu også tjener virksomheden bedst muligt. Det kan være avisannoncer, annoncer i forskellige fortegnelser, fx De Gule Sider, Krak o.lign.

I store organisationer kan der være en tendens til, at sådanne annoncer fornys pr. automatik, fordi “det plejer vi jo”. Ingen stiller spørgsmålstegn ved, om det er det rette medie og den rette målgruppe, og om annoncerne har den ønskede effekt.

Her kan stort set alle virksomheder spare mange penge, som kan bruges mere fornuftigt.

Har du 100 % styr på dine udgifter til traditionelle annoncer?

Onlineannoncer på fx Facebook, Google Ads mv.

I dag foregår annoncering i langt højere grad online, fx på Facebook, LinkedIn, Google mv. Også annoncer på nyhedsmediernes digitale platforme bruges i stor udstrækning.

Hvor store summer, man kan bruge på disse platforme, og hvor stor effekt man får, afhænger af mange forskellige forhold, bl.a. frekvens og hvor stærkt virksomhedens brand i forvejen er.

Her handler det om at lægge en klar strategi og plan. Hvad er formålet med annoncen? Hvilke resultater skal den give? Endnu vigtigere er det at følge op på, om de ønskede mål blev nået.

For SMV’er uden et stort annoncebudget kan det give større værdi at have en god og informativ, søgemaskineoptimeret hjemmeside, skrive gode blogindlæg og/eller nyhedsbreve og være til stede på relevante sociale medier.

Hvordan er din strategi for annoncering og branding?

Firmabiler og servicebiler

Hvis firmaet har mange udekørende sælgere og serviceteknikere, er der som oftest en stor bilflåde at holde styr på.

Her er det en fordel, for ikke at sige en nødvendighed, at have en klar bilpolitik, så der gælder ens retningslinjer for de to typer af bilflåder.

Det skal være krystalklart, hvad de forskellige personalegrupper kan vælge imellem i forhold til:

• Modeller
• Udstyr og tilbehør
• Brændstofkort
• Hvad der kan købes på brændstofkortet

Hvordan ser det ud hos dig? Er reglerne formuleret tydeligt – og efterleves de? Det er afgørende for at holde omkostningerne på et fornuftigt niveau.

I forhold til administration af fakturaer ved leasingbiler kan du få inspiration til den praktiske håndtering her.

Firmabetalt bredbånd

I dag er det helt almindeligt at tilbyde medarbejderne firmabetalt bredbånd med høj hastighed. Det gælder i endnu højere grad, når medarbejderne helt eller delvist skal kunne arbejde hjemmefra.

Her er det vigtigt at have styr på, hvad der er indeholdt i kontrakten og holde et vågent øje med, om der er overensstemmelse mellem det leverede og det fakturerede.

Det enkelte beløb ser måske ikke ud af meget, men når man ganger det op med antal måneder og medarbejdere, bliver det hurtigt til betydelige summer, hvis der er fejl i faktureringen.

Samtidig går  den teknologiske udvikling stærkt, og konkurrencen er benhård. Derfor er det vigtigt ikke at binde sig for lange perioder.

Min anbefaling er maks. 12 måneder, ellers kan det blive en dyr affære. Og forbindelserne halter måske bagefter med hastighed mv. længere end nødvendigt.

Der er som regel altid andre udbydere, der kan matche og levere noget, der er bedre, hurtigere og med stor sandsynlighed også billigere. Det gælder uanset størrelsen af din virksomhed.

Analyser behovet

Inden du sætter noget i gang på vegne af dine medarbejdere, så sørg for at drøfte det med dem. Du ønsker ikke at tilbyde noget, der er ringere, end det de allerede har.

Lav gerne et spørgeskema, som du beder medarbejderne udfylde, så du har et godt grundlag at træffe beslutning om løsning og udbyder på.

Vær også opmærksom på, at der kan være begrænsninger på mulighederne i mere tyndtbefolkede områder. Det gælder ikke altid, at one size fits all. Analysearbejdet er med andre ord vigtigt, før du lægger dig fast på en løsning.

Trænger dine bredbåndsaftaler til at blive sat under lup?

Saml forsikringerne

Er alle eller de fleste af din virksomheds forsikringer samlet i ét forsikringsselskab?

Hvis ikke, kan der være penge at spare ved at bede 3-5 selskaber komme med et bud på den samlede forsikringsportefølje, da det kan udløse fordelagtige rabatter.

Forsikringer er kompliceret stof for almindelige mennesker, og det kan være tidskrævende og vanskeligt at gennemskue, om virksomheden nu også er dækket svarende til behovet.

Det kan derfor være en god idé at kontakte en forsikringsmægler, som mod et honorar hjælper med dels at analysere behovet, dels at indhente tilbud fra et antal selskaber.

På denne måde slipper du for at bruge tid på processen og sikrer dig en bedre løsning, end du formentlig selv ville ende med.

Gennemgå forsikringerne jævnligt

Selv hvis forsikringerne allerede er samlet i ét selskab, bør du med nogle års mellemrum gennemgå forsikringsbehovet.

Det gælder for stort set alle, at forudsætningerne løbende ændrer sig. For at sikre, at din virksomhed hverken er overforsikret eller underforsikret, bør du derfor gennemgå forsikringerne ca. hvert 2.-3. år.

Hvornår har du sidst haft møde med dit forsikringsselskab og fået justeret vilkårene til dit firmas nuværende situation?

Betal den rigtige leje

Det er helt normalt, at der i huslejekontrakter for erhvervslejemål er indbygget en årlig, procentvis lejestigning, fx 3 % eller 5 %.

Markedet ændrer sig over tid, så hvis du har haft dit lejemål i en årrække, kan det være en god idé at undersøge nogle forhold.

• Hvad findes der af passende alternativer på markedet?
• Hvad er kvadratmeterprisen mv. for tilsvarende lejemål i nabolaget?
• Hvordan er markedet for udlejning – er der mange tomme lejemål?

Alt efter, hvad du finder frem til i din research, kan du overveje at kontakte din udlejer med henblik på en genforhandling af kontrakten.

Hvornår kastede du sidst et kritisk blik på din erhvervslejekontrakt?

Kaffeautomater

Det hører sig til i enhver virksomhed af en vis størrelse og i mange organisationer, foreninger mv. at kunne tilbyde sine medarbejdere, kunder, gæster, brugere osv. mulighed for at trække en god kop kaffe eller anden varm drik.

Det sker ofte i form af en kaffeautomat eller kaffemaskine, som kan være mere eller mindre avanceret.

Her kan det være en god idé at sammenligne forskellige forhold, før du anskaffer en ny automat eller udskifter den eksisterende.

• Hvad er behovet?
• Hvor avanceret og hvor hurtig skal kaffebrygningen være?
• Hvor mange slags drikke skal der være mulighed for?
• Hvor længe regner du med at have automaten?
• Hvor meget strøm må den bruge?
• Ønsker du at købe, leje eller lease?
• Hvem klarer rengøring?
• Hvordan med service?

Sodavandsautomater

Nogle steder er det også muligt at købe kolde drikke fra en sodavandsautomat.

For sodavandsautomater er det særlig væsentligt at sammenligne strømforbruget, når du skal vælge type og model.

Det er også vigtigt at overveje mulige betalingsløsninger.

Måske er det tid at forhøre dig hos forskellige leverandører og se, om der er bedre og mere økonomiske alternativer?

Printere og kopimaskiner til erhverv

Gennem tiden har man jævnligt hørt gruopvækkende historier om, at større virksomheder og offentlige institutioner er blevet taget grundigt ved næsen med dyre leasingaftaler for deres printere/kopimaskiner.

Ofte bindes kunden til lange leasingkontrakter, typisk op til 5 år, som er nærmest umulige at komme ud af igen.

Når prisen i løbet af leasingperioden måske ovenikøbet indeksreguleres med op til 10 % halvårligt, bliver det pludselig et temmelig dyrt bekendtskab.

Lease, leje, købe?

Det er med andre ord et område, hvor du skal se dig rigtig godt for, og hvor du skal lave grundig research, før du træffer beslutning om investering kontra leasing eller leje.

Hvad er dit printerbehov, og hvad er dine krav til udstyret? Vil du gerne kunne skalere hurtigt op eller ned uden lange bindinger? Kan du leve med, at udstyret er brugt? Så er leje på månedsbasis måske en bedre løsning for din virksomhed end leasing eller køb.

Er det her et område, du skal have fokus på?

Erhvervsrengøring

Er din virksomhed af en størrelse og type, hvor der af og til sker ændringer i lejemålet og dermed omfanget af rengøringen, skal du være opmærksom på, om dette afspejles i aftalen.

Hvis omfanget udvides, skal rengøringsfirmaet nok huske at opjustere aftalen. Det er til gengæld ikke lige så sikkert, at det samme sker ved nedjustering.

Her skal du som ansvarlig på området holde et vågent øje med, at aftalen og dermed prisen bliver tilpasset de nye forhold.

Dette gælder både indvendig rengøring, vinduespudsning og vedligeholdelse af udvendige arealer.

Pris og kvalitet skal hænge sammen

Når du indgår aftale om rengøring, er det vigtigt at få beskrevet nøje, hvilke ydelser der er indeholdt i aftalen, og hvor ofte de skal udføres.

Er kvaliteten af rengøringen mangelfuld i forhold til det aftalte, må du hurtigt påpege det over for leverandøren, så der kan rettes op, inden den lavere standard bliver kutyme.

Rengøringsbranchen er præget af hård konkurrence og akkordlignende forhold, men det skal du som kunde ikke lide under.

Hvis du ikke i første omgang ønsker at skifte leverandør, kan du prøve at foreslå, at der afregnes for medgået tid i stedet for fast pris. Foreslå fx, at medarbejderen stempler ind og ud, hvis I har et tidsregistreringssystem i huset.

Det kan i visse tilfælde motivere til at levere en bedre service. Og ellers betaler du kun for den ydelse, du rent faktisk får.

Er du tilfreds med din mængde af nullermænd kontra det, du betaler for at få dem fjernet?

Telefonabonnementer, konkurrencer mv.

Specielt større firmaer, hvor mange medarbejdere har firmatelefon, kan have stor gavn af at kigge kritisk på deres telefoni og telefonpolitik.

For det første er konkurrencen på området hård, og priser og vilkår ændrer sig hastigt. Derfor betaler det sig at have nogle ting for øje for at sikre lave omkostninger:

• Indgå ikke aftaler med lange bindingsperioder – maks. 12 måneder
• Tjek, at der er overensstemmelse mellem kontrakten og det fakturerede

Det sidste lyder måske banalt, men det er ikke desto mindre et område, der kan koste virkelig dyrt på bundlinjen. Læs et eksempel på det her.

For det andet er telefoner i dag meget mere end bare telefoner. Det stiller større krav til en formulering af en klar politik for, hvad medarbejderne kan bruge telefonen til.

• Lav klare regler for deltagelse i konkurrencer, donationer ved landsindsamlinger o.lign.
• Opstil klare vilkår for brug af telefonen til betaling af togbilletter, parkering, porto osv.

Jo tydeligere du får formuleret disse forhold, desto mindre tid skal du bruge på at afklare tingene ad hoc. Det er nemmere for begge parter og forebygger uenighed.