Procesoptimering med Lean – din bundlinje vil elske det!

Mister du penge på dårlige kontrakter og ineffektive arbejdsgange? Ret op på det med procesoptimering

Det kan være svært at overskue, hvor strømlinede dine leverandøraftaler og administrative processer er, særligt hvis din virksomhed er af en vis størrelse.

Men måske har du mistanke om, at du taber penge på alt for dyre serviceaftaler og arbejdsgange, der er et levn fra gamle tider? Du har bare ikke ressourcerne til at gøre noget ved det … Nu kan du få hjælp til at styrke din bundlinje ved hjælp af procesoptimering med Lean.

Så mange tusinde kroner sparede en kunde med en gennemgang af virksomhedens telefoni

Spar mange penge med procesoptimering med Lean

En nærmere gennemgang af dine serviceaftaler, telefonabonnementer eller forsikringer vil som regel hurtigt tjene sig hjem. Uanset om din virksomhed er stor eller lille.

Your Missing Link har udviklet en unik procesoptimeringsmetode, hvor jeg i tæt dialog med dig og dit team systematisk gennemgår dine leverandøraftaler og sikrer, at du fremover får de løsninger, der matcher lige netop dit firmas behov bedst.

Og at pris og kvalitet hænger sammen.

Men optimering af leverandøraftaler er kun den ene side af medaljen.

Optimer rutiner og arbejdsprocesser

Med procesoptimering med Lean ligger en stor del af de sparede ressourcer netop i at optimere nogle af arbejdsprocesserne i organisationen.

Ofte kan det være lettere for os, der kommer udefra, at få øje på mulighederne for optimering, da vi ikke kender baggrunden for rutinerne og derfor kan spørge åbent ind til dem.

Det giver mulighed for i fællesskab at afdække, om der findes en bedre måde.

Your Missing Link hjælper med at optimere din virksomheds administrative processer og leverandøraftaler
Oversættelser, korrektur og procesoptimering | Your Missing Link | YML v/Henny Jensen

Kontakt mig på

+45 30 63 84 89

eller info@yml.dk

Når du kontakter Your Missing Link, får du hurtigt svar. Ofte kan jeg tage selv store opgaver ind med kort varsel.

Overlad den vanskelige dialog til Your Missing Link

Med Your Missing Link som samarbejdspartner får du disse fordele:

  • Du slipper for den vanskelige dialog med leverandører om fx ændrede betalingsbetingelser
  • Du kan bede mig forklare dine medarbejdere baggrunden for ændrede rutiner
  • Du kan overlade dialogen med fx bank, forsikringsselskab, styrelser og andre myndigheder til mig
  • Du kan bede mig forhandle eller genforhandle leverandøraftaler med bedre vilkår for dig
  • Du kan lade mig tale med dine kunder, fx ved indførelse af nyt faktureringssystem.

Ofte er det lettere for mig, der ikke er ansat i virksomheden, at etablere en god dialog med diverse interessegrupper.

Det åbner mange døre og dæmper potentielle konflikter, at jeg ikke har en personlig interesse i resultatet, men har rollen som en neutral konsulent, der skal finde gode løsninger og sikre et godt samarbejde med alle parter.

Spar mange penge med procesoptimering med Your Missing Link

Har du mistanke om, at du betaler for meget?

Du ved ikke, hvad du ikke ved, men måske har du en mistanke om, at du betaler overpris for aftaler eller har andre omkostninger, du kan minimere.

Se fx her, hvordan jeg hjalp en mellemstor virksomhed med at få refunderet kr. 400.000, som et stort telefonselskab ved en fejl havde opkrævet for meget.

Hvor mange aftaler betaler du overpris for? Og opdager du det?

Ring for en uforpligtende snak på 30 63 84 89.

Vi fik tilbagebetalt ca. 400.000 kr.

Henny opdagede ved en gennemgang af fakturaer sammenholdt med kontrakter, at vi over en 3-årig periode havde betalt ca. 400.000 kroner for meget for telefoni og bredbånd, idet abonnementer, som i henhold til kontrakten skulle være gratis, var oprettet forkert i leverandørens system.

Samtidig var vi systematisk blevet opkrævet for bredbånd, som aldrig fysisk var blevet etableret hos medarbejderne. Leverandøren indrømmede fejlen og tilbagebetalte beløbet.

Derudover har Henny hjulpet os med at opnå bedre betalingsvilkår hos vores leverandører. Udover et markant fald i renter og rykkergebyrer har den forlængede betalingsfrist medvirket til at forbedre vores omdømme hos leverandørerne, hvilket er i tråd med Atlas Copcos politik om at have gode relationer til alle samarbejdspartnere.

Vi ønskede samtidig et analytisk blik på diverse processer i organisationens leverandørhåndtering, og i tæt samarbejde med bl.a. vores Shared Service Center sikrede Henny, at en række rutiner blev optimeret, eksempelvis i forbindelse med kodning og godkendelse af fakturaer.

Også på debitorsiden har vi brugt Henny til at hjælpe os med nye formularer og moderniserede arbejdsgange, til gavn for både kunder og medarbejdere.

Jesper Jensen

Servicechef og Landekoordinator, Atlas Copco Kompressorteknik A/S

Procesoptimering med Lean, Kaizen, Six Sigma …?

Der findes et væld af begreber og metoder inden for procesoptimering. Jeg vælger at kalde det almindelig sund fornuft og god forretningsstrategi at lave løbende forbedringer.

Korrekt, det kræver en stor indsats at få succes med procesoptimering. Det gøres ikke over en nat. Ofte er en modningsproces nødvendig, mens mindre ændringer som regel kan gennemføres hurtigt – så let som at høste modne, lavthængende frugter.

Lad os sammen identificere nogle områder, som vi nemt kan optimere. Så får du og dit team hurtigt nogle succesoplevelser, som samtidig ses på bundlinjen og glæder din direktion og bestyrelse. Derefter tager vi fat på de mere krævende opgaver.

Procesoptimering | Pluk de lavthængende frugter sammen med Your Missing Link

Hør, hvad en anden tilfreds kunde fortæller …

Henny ordnede paragrafferne

Atlas Copco bruger jævnligt Henny til ad hoc-opgaver, hvor vi ikke har kapaciteten eller den specifikke kompetence in-house.

Fx har Henny opdateret vores salgs- og leveringsbetingelser, så de matcher nugældende forhold og juridiske krav.

Det gjorde hun i tæt samarbejde med Dansk Industri og nøglemedarbejdere i Atlas Copco, således at betingelserne passer til vores forretning af i dag.

Henny har også hjulpet os med standardiserede tilbudsskabeloner på dansk og engelsk for at sikre, at alle relevante juridiske forhold er dækket i forbindelse med tilbudsgivning.

Christian Andersen

Salgschef, Atlas Copco Kompressorteknik A/S

Du kan spare mange penge ved at lade Your Missing Link gennemgå dine leverandør- og serviceaftaler

Ved en procesoptimering med Lean kan jeg gennemgå dine eksisterende leverandørkontrakter.

I tæt dialog med dig og dine nøglemedarbejdere peger jeg på den løsning, der er bedst og billigst i tid og penge.

Eksemplerne herunder er blot et udpluk.

Du har måske andre aftaler, der kunne trænge til et serviceeftersyn?

Ring gerne på 30 63 84 89 for en drøftelse af, hvad der kan betale sig for dig.

Kan du genkende nogle af disse udfordringer? Så ring til mig på 30 63 84 89 for en snak om, hvordan du kan spare tid og penge. Eller send mig en mail.

PS: Jeg elsker kaffe, så inviter mig gerne til et kaffemøde, hvor vi i ro og mag kan drøfte dine behov. Du kan også besøge mig på mit kontor i Glostrup, så giver jeg en lækker kop luksuskaffe!

Eksempler på leverandørkontrakter, der ofte kan optimeres

Klik på et emne for at læse mere – og overvej, hvordan situationen er hos dig:

Abonnementer

Hvornår har du sidst taget et kritisk blik på din virksomheds abonnementer?Aviser og tidsskrifter

I større virksomheder kan det forekomme, at nogle medarbejdere får betalt deres tidsskrifts- og avisabonnementer, uden der er en reel faglig og saglig begrundelse herfor.

Ofte er det et levn fra gamle tider, hvor der ikke er sket justeringer i takt med tidernes skiften.

Har du overblikket over, hvilke medarbejdere der fx har fri avis – og bør have det?

Cloud-løsninger og medlemsfora

I stort set alle firmaer uanset størrelse ses det, at man gennem årene har tegnet diverse abonnementer uden at overveje nærmere, om behovet er reelt; om man egentlig var dækket ind med en eksisterende løsning.

Det kan fx være forskellige cloud-løsninger, hvor der kan være overlap.

Det kan også være betalte medlemskaber af forskellige fora, som man aldrig benytter. De bliver bare automatisk fornyet.

Hvornår har du sidst kigget kritisk på hvert enkelt abonnement og taget stilling til, om tiden er løbet fra det? Om det er dobbeltkonfekt? Eller om det skal justeres til et niveau, der passer bedre til din virksomhed af i dag?

 

Annoncer

Traditionelle annoncer

Mange virksomheder er blinde for, om de annoncekroner, de giver ud, nu også tjener virksomheden bedst muligt. Brug annoncebudgettet fornuftigt Your Missing LinkDet kan være avisannoncer, annoncer i forskellige fortegnelser, fx De Gule Sider, Krak o.lign.

I store organisationer kan der være en tendens til, at sådanne annoncer fornys pr. automatik, fordi “det plejer vi jo”. Ingen stiller spørgsmålstegn ved, om det er det rette medie og den rette målgruppe, og om annoncerne har den ønskede effekt.

Her kan stort set alle virksomheder spare mange penge, som kan bruges mere fornuftigt.

Har du 100 % styr på dine udgifter til traditionelle annoncer?

Onlineannoncer på fx Facebook, Google Ads mv.

I dag foregår annoncering i langt højere grad online, fx på Facebook, LinkedIn, Google mv. Også annoncer på nyhedsmediernes digitale platforme bruges i stor udstrækning. Brug annoncekroner på SoMe fornuftigt

Hvor store summer, man kan bruge på disse platforme, og hvor stor effekt man får, afhænger af mange forskellige forhold, bl.a. frekvens og hvor stærkt virksomhedens brand i forvejen er.

Her handler det om at lægge en klar strategi og plan. Hvad er formålet med annoncen? Hvilke resultater skal den give? Endnu vigtigere er det at følge op på, om de ønskede mål blev nået.

For SMV’er uden et stort annoncebudget kan det give større værdi at have en god og informativ, søgemaskineoptimeret hjemmeside, skrive gode blogindlæg og/eller nyhedsbreve og være til stede på relevante sociale medier.

Hvordan er din strategi for annoncering og branding?

Bilpark

Firmabiler og servicebiler

Bilpark Hvis firmaet har mange udekørende sælgere og serviceteknikere, er der som oftest en stor bilflåde at holde styr på.

Her er det en fordel, for ikke at sige en nødvendighed, at have en klar bilpolitik, så der gælder ens retningslinjer for de to typer af bilflåder.

Det skal være krystalklart, hvad de forskellige personalegrupper kan vælge imellem i forhold til:

  • Modeller
  • Udstyr og tilbehør
  • Brændstofkort
  • Hvad der kan købes på brændstofkortet

Hvordan ser det ud hos dig? Er reglerne formuleret tydeligt – og efterleves de? Det er afgørende for at holde omkostningerne på et fornuftigt niveau.

I forhold til administration af fakturaer ved leasingbiler kan du få inspiration til den praktiske håndtering her.

Bredbånd

Firmabetalt bredbånd

I dag er det helt almindeligt at tilbyde medarbejderne firmabetalt bredbånd med høj hastighed. Det gælder i endnu højere grad, når medarbejderne helt eller delvist skal kunne arbejde hjemmefra.

Her er det vigtigt at have styr på, hvad der er indeholdt i kontrakten og holde et vågent øje med, om der er overensstemmelse mellem det leverede og det fakturerede.

Bredbånd wifi procesoptimering Your Missing LinkDet enkelte beløb ser måske ikke ud af meget, men når man ganger det op med antal måneder og medarbejdere, bliver det hurtigt til betydelige summer, hvis der er fejl i faktureringen.

Samtidig går  den teknologiske udvikling stærkt, og konkurrencen er benhård. Derfor er det vigtigt ikke at binde sig for lange perioder.

Min anbefaling er maks. 12 måneder, ellers kan det blive en dyr affære. Og forbindelserne halter måske bagefter med hastighed mv. længere end nødvendigt.

Der er som regel altid andre udbydere, der kan matche og levere noget, der er bedre, hurtigere og med stor sandsynlighed også billigere. Det gælder uanset størrelsen af din virksomhed.

Analyser behovet

Inden du sætter noget i gang på vegne af dine medarbejdere, så sørg for at drøfte det med dem. Du ønsker ikke at tilbyde noget, der er ringere, end det de allerede har.

Lav gerne et spørgeskema, som du beder medarbejderne udfylde, så du har et godt grundlag at træffe beslutning om løsning og udbyder på.

Vær også opmærksom på, at der kan være begrænsninger på mulighederne i mere tyndtbefolkede områder. Det gælder ikke altid, at one size fits all. Analysearbejdet er med andre ord vigtigt, før du lægger dig fast på en løsning.

Trænger dine bredbåndsaftaler til at blive sat under lup?

Forsikringer

Saml forsikringerne

Er alle eller de fleste af din virksomheds forsikringer samlet i ét forsikringsselskab?

Gennemgå jævnligt virksomhedens forsikringer | Your Missing LinkHvis ikke, kan der være penge at spare ved at bede 3-5 selskaber komme med et bud på den samlede forsikringsportefølje, da det kan udløse fordelagtige rabatter.

Forsikringer er kompliceret stof for almindelige mennesker, og det kan være tidskrævende og vanskeligt at gennemskue, om virksomheden nu også er dækket svarende til behovet.

Det kan derfor være en god idé at kontakte en forsikringsmægler, som mod et honorar hjælper med dels at analysere behovet, dels at indhente tilbud fra et antal selskaber.

På denne måde slipper du for at bruge tid på processen og sikrer dig en bedre løsning, end du formentlig selv ville ende med.

Gennemgå forsikringerne jævnligt

Selv hvis forsikringerne allerede er samlet i ét selskab, bør du med nogle års mellemrum gennemgå forsikringsbehovet.

Det gælder for stort set alle, at forudsætningerne løbende ændrer sig. For at sikre, at din virksomhed hverken er overforsikret eller underforsikret, bør du derfor gennemgå forsikringerne ca. hvert 2.-3. år.

Hvornår har du sidst haft møde med dit forsikringsselskab og fået justeret vilkårene til dit firmas nuværende situation?

Husleje

Betal den rigtige leje

Betaler du overpris i erhvervsleje | Your Missing Link

Det er helt normalt, at der i huslejekontrakter for erhvervslejemål er indbygget en årlig, procentvis lejestigning, fx 3 % eller 5 %.

Markedet ændrer sig over tid, så hvis du har haft dit lejemål i en årrække, kan det være en god idé at undersøge nogle forhold.

  • Hvad findes der af passende alternativer på markedet?
  • Hvad er kvadratmeterprisen mv. for tilsvarende lejemål i nabolaget?
  • Hvordan er markedet for udlejning – er der mange tomme lejemål?

Alt efter, hvad du finder frem til i din research, kan du overveje at kontakte din udlejer med henblik på en genforhandling af kontrakten.

Hvornår kastede du sidst et kritisk blik på din erhvervslejekontrakt?

Kaffe- og sodavandsautomater

Kaffeautomater

Købe, leje eller lease kaffeautomat | Your Missing LinkDet hører sig til i enhver virksomhed af en vis størrelse og i mange organisationer, foreninger mv. at kunne tilbyde sine medarbejdere, kunder, gæster, brugere osv. mulighed for at trække en god kop kaffe eller anden varm drik.

Det sker ofte i form af en kaffeautomat eller kaffemaskine, som kan være mere eller mindre avanceret.

Her kan det være en god idé at sammenligne forskellige forhold, før du anskaffer en ny automat eller udskifter den eksisterende.

  • Hvad er behovet?
  • Hvor avanceret og hvor hurtig skal kaffebrygningen være?
  • Hvor mange slags drikke skal der være mulighed for?
  • Hvor længe regner du med at have automaten?
  • Hvor meget strøm må den bruge?
  • Ønsker du at købe, leje eller lease?
  • Hvem klarer rengøring?
  • Hvordan med service?

Overvej strømforbrug for sodavandsautomat | Your Missing LinkSodavandsautomater

Nogle steder er det også muligt at købe kolde drikke fra en sodavandsautomat.

For sodavandsautomater er det særlig væsentligt at sammenligne strømforbruget, når du skal vælge type og model.

Det er også vigtigt at overveje mulige betalingsløsninger.

Måske er det tid at forhøre dig hos forskellige leverandører og se, om der er bedre og mere økonomiske alternativer?

Kopimaskiner og printere

Printere og kopimaskiner til erhverv

Lease, leje eller købe printere og kopimaskiner til erhverv? | Your Missing LinkGennem tiden har man jævnligt hørt gruopvækkende historier om, at større virksomheder og offentlige institutioner er blevet taget grundigt ved næsen med dyre leasingaftaler for deres printere/kopimaskiner.

Ofte bindes kunden til lange leasingkontrakter, typisk op til 5 år, som er nærmest umulige at komme ud af igen.

Når prisen i løbet af leasingperioden måske ovenikøbet indeksreguleres med op til 10 % halvårligt, bliver det pludselig et temmelig dyrt bekendtskab.

 

Lease, leje, købe?

Det er med andre ord et område, hvor du skal se dig rigtig godt for, og hvor du skal lave grundig research, før du træffer beslutning om investering kontra leasing eller leje.

Hvad er dit printerbehov, og hvad er dine krav til udstyret? Vil du gerne kunne skalere hurtigt op eller ned uden lange bindinger? Kan du leve med, at udstyret er brugt? Så er leje på månedsbasis måske en bedre løsning for din virksomhed end leasing eller køb.

Er det her et område, du skal have fokus på?

Rengøring

Erhvervsrengøring

Er din virksomhed af en størrelse og type, hvor der af og til sker ændringer i lejemålet og dermed omfanget af rengøringen, skal du være opmærksom på, om dette afspejles i aftalen.

Hvis omfanget udvides, skal rengøringsfirmaet nok huske at opjustere aftalen. Det er til gengæld ikke lige så sikkert, at det samme sker ved nedjustering.

Her skal du som ansvarlig på området holde et vågent øje med, at aftalen og dermed prisen bliver tilpasset de nye forhold.

Dette gælder både indvendig rengøring, vinduespudsning og vedligeholdelse af udvendige arealer.

Pris og kvalitet skal hænge sammen

Når du indgår aftale om rengøring, er det vigtigt at få beskrevet nøje, hvilke ydelser der er indeholdt i aftalen, og hvor ofte de skal udføres.

Få den rengøring du betaler for | Your Missing Link

Er kvaliteten af rengøringen mangelfuld i forhold til det aftalte, må du hurtigt påpege det over for leverandøren, så der kan rettes op, inden den lavere standard bliver kutyme.

Rengøringsbranchen er præget af hård konkurrence og akkordlignende forhold, men det skal du som kunde ikke lide under.

Hvis du ikke i første omgang ønsker at skifte leverandør, kan du prøve at foreslå, at der afregnes for medgået tid i stedet for fast pris. Foreslå fx, at medarbejderen stempler ind og ud, hvis I har et tidsregistreringssystem i huset.

Det kan i visse tilfælde motivere til at levere en bedre service. Og ellers betaler du kun for den ydelse, du rent faktisk får.

Er du tilfreds med din mængde af nullermænd kontra det, du betaler for at få dem fjernet?

Telefoni

Telefonabonnementer, konkurrencer mv.

Telefoni procesoptimering | Your Missing LinkjSpecielt større firmaer, hvor mange medarbejdere har firmatelefon, kan have stor gavn af at kigge kritisk på deres telefoni og telefonpolitik.

For det første er konkurrencen på området hård, og priser og vilkår ændrer sig hastigt. Derfor betaler det sig at have nogle ting for øje for at sikre lave omkostninger:

  • Indgå ikke aftaler med lange bindingsperioder – maks. 12 måneder
  • Tjek, at der er overensstemmelse mellem kontrakten og det fakturerede

Det sidste lyder måske banalt, men det er ikke desto mindre et område, der kan koste virkelig dyrt på bundlinjen. Læs et eksempel på det her.

For det andet er telefoner i dag meget mere end bare telefoner. Det stiller større krav til en formulering af en klar politik for, hvad medarbejderne kan bruge telefonen til.

  • Lav klare regler for deltagelse i konkurrencer, donationer ved landsindsamlinger o.lign.
  • Opstil klare vilkår for brug af telefonen til betaling af togbilletter, parkering, porto osv.

Jo tydeligere du får formuleret disse forhold, desto mindre tid skal du bruge på at afklare tingene ad hoc. Det er nemmere for begge parter og forebygger uenighed.

Læs også artiklen 5 oversete trin til en bedre bundlinje. Her kan du få en fornemmelse af, hvordan jeg i praksis arbejder med procesoptimering.

Trænger dine processer til et kritisk blik?

  • Tænker du, at din bundlinje ville have godt af friske øjne på nogle arbejdsrutiner for at få et bedre arbejdsflow?
  • Ved du, at du betaler for serviceydelser, du reelt ikke har behov for – men du har ikke tid til at gøre noget ved det?
  • Kunne du opnå bedre priser hos andre leverandører, hvis du havde ressourcerne til at undersøge markedet?

For hver dag, du fortsætter med at lade pengene “fosse ud af statskassen”, går der penge fra andre aktiviteter i din virksomhed, som kunne skabe merværdi og vækst.

Samtidig kan du ikke holde fuldt fokus på din kerneforretning, fordi din dårlige samvittighed over ikke at passe optimalt på din virksomhed og levevej tager unødig meget opmærksomhed.

Er du klar til at vende udviklingen? Ring til mig på 30 63 84 89 eller send mig en mail på info@yml.dk.

Få gladere medarbejdere med procesoptimering - fjern overflødige rutiner

Få gladere medarbejdere – fjern overflødige rutiner

Der er ikke noget som tunge og gammeldags arbejdsgange, der kan dræne dine medarbejdere for energi!

Men det kan være noget af en gordisk knude at ændre indgroede vaner. Ofte kræver det en hjælpende hånd udefra. Fra en, der kigger på processerne uden personlige interesser. Som kan stille “dumme” spørgsmål og afdække mulige løsninger til at fjerne overflødige rutiner, der koster dyrt.

Alt sammen naturligvis i tæt samarbejde med nøglepersoner i din organisation.

Få hjælp til procesoptimering med Lean og forvent:

  • At jeg ikke slutter opgaven, før de nye processer er en succes
  • At jeg hjælper med at implementere de nye arbejdsgange
  • At jeg klæder dine medarbejdere på efter optimeringen
  • At jeg forklarer de nye procedurer overfor dine leverandører, kunder, medarbejdere m.fl.

På denne måde sikrer vi, at alle led bakker op om de nye processer.

Og at dine medarbejdere – OG din bundlinje – smiler en hel del bredere.

Har du spørgsmål? Så ring mig op på 30 63 84 89.

Skal Your Missing Link hjælpe dig med procesoptimering med Lean?